Het hebben van een klachtenregeling voor zorgverleners komt voort uit de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector (WKCZ ). Daarnaast controleert de IGZ actief op dit punt en heeft het KRT het hebben van een klachtenregeling als registratienorm opgenomen. Artikel 2 lid 1 van de WKCZ geeft aan: “Elke zorgverlener treft een regeling voor de behandeling van klachten over een gedraging van hem of van voor hem werkzame personen jegens een cliënt. Hij brengt de getroffen regeling op passende wijze onder de aandacht van zijn cliënten.” In deze formulering worden direct de meest voorkomende gebreken benoemd.

De klachtenregeling moet op passende wijze onder aandacht worden gebracht van cliënten. Het is belangrijk om te communiceren (via website, folders en/of in de wachtkamer) dat er een klachtenregeling is. Voordat de klachtenregeling wordt ingeschakeld moet patiënten de mogelijkheid worden gegeven om in gesprek te treden met de behandelaar om in eerste instantie te proberen tot een onderlinge oplossing te komen. Als blijkt dat patiënt en behandelaar er onderling niet uitkomen, kan de klachtenregeling worden ingeschakeld.